オートフォーマットとケンカしない、WORDの使い方のコツ

マイクロソフトオフィスの中の日本語ワードプロセッサのWORD、うまく使いこなせないと「オートフォーマット」がものすごく邪魔くさい存在になっていると思います。

WORDを入れたら、まず最初にやることはオートフォーマット機能を殺すこと、という方も多そうですね。

この問題、WORDをきちんと使うと、実はオートフォーマットって一切動くことがありません。

今回はWORDの機能とケンカしないための、使いこなしのちょっとしたコツをご紹介します。

大前提。見出しや箇条書きは単なる文字修飾じゃない

この概念は、多分、ご自分でHTMLを書いてみたことがある方だと分かりやすいと思います。

本来、文章の見出しは文字の大きさを大きくして太字の修飾を付けたただの文章ではなく、箇条書きも文字列の頭に中黒(・)や数字を付けただけのものではない、ということです。

大昔の「日本語ワープロ」はこのような単純な文字の修飾でしか見出しや箇条書きを表現できませんでしたが、最近のほとんどワードプロセッサはきちんと「文章の構造」として見出しや箇条書きなどを扱うことが出来るようになっています。

上に上げたHTMLのお話で考えると、見出しは「hタグ」、「<h3></h3>」などで括った部分で、見出しは「<ul><li></li></ul>」で構造化した部分、ということですね。

文章の書き出しの部分を段付けして空白を付けるのも、スペース文字で調節するのではなく、「インデント」などの構造で表すようにする、と言う形です。

こういった部分を意識して作り込んでいくことで、美しい構造を持った文章を作成することが出来て、あとから色々と便利な機能もほぼ自動的に活用できるようになっています。

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見出しをきちんと作ると目次の自動作成が使える

WORDの見出しをきちんと作り込んでいくことの実践的なメリットとしては、WORDの自動目次作成機能がそのまま利用できるようになることです。

WORDが見出しに指定された行をきちんと認識してその情報から自動的に目次を作ってくれて、本文を書き足したりすることでページ数が変化したとしても、目次の更新機能を使えば目次側のページ番号対応を自動で取ってくれたりします。

アウトライン編集が使えるようになる

また、きちんと見出しの設定を行ったWORD文章は、こちらも自動的に「アウトライン」が作られます。

見出しごとの文章のブロックをきちんと論理的な固まりと見なしてくれて、ブロックを丸ごと移動するといった文章の構造単位の編集などが行えるようになります。

レポートなど、本格的で大きな文章を作る際に、まずは文章の展開を章立てから考えて行く、といったような作成方法を取る場合には、まずは大見出し、中見出しといったところから流れを考えて行くことになると思います。

この形の文章の作成には、WORDの見出しから作り込んでいく形の文章作成方法がピッタリマッチすると思います。

空白文字での整形には限界がある

文字の形にはそれぞれ好みがあると思いますが、一般的には文字ごとに幅の異なる「プロポーショナル体」と呼ばれるフォントを使った方が、文章にした際の「間延び感」が減ります。

WORDでは基本的に日本語フォントもプロポーショナル体が標準になっています。

この場合、行の頭など、文字のスタート場所を空白文字で整形するのはかなり難しくなります。行の途中の文字位置を揃えたい場合には、正確に位置を揃えるのはほぼ不可能でしょう。

このような文書の見た目の美しさと字下げなどをうまく整えることを両立するためには、インデントなどのそれ「専用の機能」を使った方が、結果的には効率が良くなります。

同じインデント指定を使い回せば、インデント側の設定を変更するだけで、文書全体の字下げを統一して変更できます。

大きな文章になるほど結果的には文書の整形の効率が上がるはずです。

まとめ

例えばA4用紙1枚だけの簡単な内容の書面を作る、なんて時ならばこの辺りのWORDの機能を使う必要はないと思います。

ただ、ちょっと大きなレポートなどをまとめるとなると、WORDの文書を構造化して書ける機能を活用しない手はない、と著者は考えます。

オートフォーマット自体も使いどころを間違えなければ結構便利な物ですし。

せっかくの高度で便利な機能ですから、一度、まずはしっかり見出しのフォーマットを活用してみることをお勧めします。

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