オフィスソフトなしでオフィスファイルを扱うには

今、仕事上で文書を扱う場合に多くのケースで使用されるのがマイクロソフトオフィスです。これらのソフトで作成される文書が、半ばビジネス文書やりとりの規定のフォーマットになっている感じがあります。

出先でオフィスで作成されたファイルを開かなければいけなくなったケースなど、手元にオフィスソフトをインストールしたパソコンがない事態も起こることがあります。

こういった場合の回避策としてだけではなく、かなり実用的に、一般的なマイクロソフトオフィスのライセンスがない状態でも、オフィスで作成されたファイルを扱う方法があります。

今回はその方法の一つを紹介します。

Microsoftアカウント

Windows 8.1やWindows 10を使っている方、Skypeを日常的に利用されている方は既にこのアカウントを取っているかもしれません。

Windows 8.1からは、WindowsへのログインをMicrosoftアカウントで行なうことが出来るようになりました。また、SkypeもMSNメッセンジャーと統合されて以降、Microsoftアカウントでもログインが可能になりました。

ですが、Microsoftアカウントに「Office Online」がついてくることはあまり知られていないかもしれません。

Microsoftアカウントを作成すると、マイクロソフトが提供するWebメールも利用可能になります。また、OneDriveの利用権も発生します。それらと合わせて、Office Onlineも利用できるようになります。

これらをWeb上から利用するには、現在はOutlook.comのページを使います。

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Outlook.com

Outlook.comに接続してログインすると、最初はWebメールのページが開きます。

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ここで左肩のボタンをクリックすると、Outlook.comから利用可能なWebサービスの一覧が表示されます。この中にはOneDriveやOffice Onlineのツール群が含まれています。

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Office OnlineはOneDriveと強く関連づけられていて、Office Onlineでのファイルの保存先は、全てOneDriveとなります。

PCにOneDriveが設定されていると、ほとんど通常のオフィスソフトのように使える

Windows 8以降のパソコンにはOneDriveが標準で搭載されていて、ログインをMicrosoftアカウントで行なうと、自動的にOneDriveの設定も行なわれて、即クラウドストレージであるOneDriveが利用できるようになります。

また、Windows 7などでもOneDriveのソフトをインストールすることで、Windows 8.1やWindows 10でOneDriveを利用するのと同様の使い勝手が実現できます。

こういったパソコンではOneDriveは、そのパソコンローカルに内蔵されているドライブと同じ感覚で利用することが出来ます。

ですので、Office Onlineもソフトが動作しているのがブラウザ上で、文書の読み出し元・保存先がOneDriveに限定されると言うだけで、ローカルにインストールされたマイクロソフトオフィスとほとんど同じような感覚でオフィスソフトを利用することが出来ます。

Microsoftアカウントを持っている方は、どんどん活用していい機能ではないでしょうか。

Outlook.comでOneDriveを開いてみるとこんな感じの画面になります。既にOneDrive上にExcelのシートが保存してありますので、これをクリックしてみます。

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すると、Office Onlineの中のExcel Onlineがブラウザ上で自動起動します。

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サンプルのシートがブラウザ上で開かれました。

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数式入力エリアに表示されているとおり、計算式なども当たり前のように保存されて、動作が再現されます。Excelではとても強力な機能のオートフィルなどもしっかりと実現されています。

このExcelのファイルは、OneDriveがインストール済みのパソコンからは、普通にエクスプローラからアクセスが出来ます。

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インターネット接続環境は必須

ただ、名前に「online」とつくように、ソフトはあくまでもWebサイト上で提供されるWebサービスの一種です。インターネット接続環境は必要になります。

また、Office Onlineで利用できる機能は、フルセットのオフィスソフトではありません。基本機能はほぼそろっていますが、一部の高度な機能はオミットされています。その部分の割り切りは必要になります。

オフラインでオフィスソフトを利用したい場合には、Open Officeなどの別メーカーの手による互換オフィススイートを利用する手もあります。ただし、こちらの手段では、文書ファイルの互換性は完全ではないことに注意が必要です。

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